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GTD Teil 4: Kunden als Kontexte

Die letzten Wochen besprachen wir die Unzulänglichkeiten von Kontexten in unserer heutigen Arbeitsrealität und diskutierten mögliche Alternativen. Heute folgt mein konkretes Beispiel.

Meine Kontexte, Stand Dezember 2016, in der Mac-Version von OmniFocus.

Im Kern von »Getting Things Done« steht die Idee, dass man, nun ja, Dinge erledigen will. Viele GTD-Nutzer setzen auf ein System mit vielen virtuellen Stellschrauben und Rädchen – besonders bei der Wahl der Kontexte. Ich schlage einen einfacheren Ansatz vor, der sich für mich als freiberuflicher Fotokorrespondent und Autor bewährt hat: Möglichst wenige Kontexte, gegliedert nach Klienten. Nicht nach nötigen Ressourcen oder einer anderen der bereits besprochenen Möglichkeiten, sondern der zentralen Frage folgend: Für wen mache ich das überhaupt?

Es bieten sich die folgenden Hauptvorteile:

  1. Ich kann alle Einzelaufgaben den einzelnen Klienten zuordnen – auch Jahre später
  2. Die Projektliste ist »flach«
  3. Die Kontextliste bleibt überschaubar kurz
  4. Ich habe auf Wunsch eine Trennung zwischen »beruflich« und »privat«

Es ergeben sich noch weitere Vorteile, aber diese vier sind zentral für die Art und Weise, wie ich arbeite. Gehen wir die Punkte der Reihe nach durch.

1. Jede Einzelaufgabe ist einem einzelnen Kunden zugeordnet

Auch wenn ich ein Projekt archivieren muss, bleibt für mich direkt nachvollziehbar, für welchen Kunden ich eine Aufgabe erledigt habe – nicht nur, für welches Projekt, gefolgt von einer Kunden-Zuordnung. Für Freiberufler mit Stammkundschaft ist das überaus praktisch. Als Beispiel: Sie haben sich mit einem neuen Klienten auf einen Honorarsatz geeinigt. Nach einigen Monaten möchten Sie einschätzen, ob das Honorar angemessen ist oder ob Sie »zu viel« oder »zu wenig« Aufwand fürs Geld treiben. Mit diesem Ansatz bekommen Sie direkt eine Aufwandsliste und müssen sich die Auflistung nicht aus einzelnen Projektlisten zusammenfriemeln.

Das ginge natürlich auch anders. Zum Beispiel, indem Sie die Projektliste hierarchisch, mit Einem-Ordner-pro-Kunde, organisieren und dann alle Aufgaben innerhalb des passenden Unterordners anzeigen ließen. Aber damit kommen wir zum nächsten Punkt:

2. Eine flache Projektliste ist eine gute Projektliste

Als Einzelkämpfer kann ich nicht an unzähligen Projekten gleichzeitig arbeiten. Auch mein Tag hat nur 24 Stunden. Ich komme realistisch nie auf mehr als 1-2 parallel laufende Projekte pro Redaktion – es sind meistens mehr Artikel oder Bildstrecken geplant, aber diese Projekte sind noch aufgeschoben. »Nicht-verfügbar«, im GTD-Jargon.

1-2 verfügbare (also laufende) Projekte pro Kunde müssen Sie nicht in Kundenordnern organisiert sehen. Damit blähen Sie nur die tagesaktuelle Projektliste unnötig auf. Je nach Benutzerführung Ihrer Software verursachen die Ordner, ob leer oder mit aktiven Projekten gefüllt, nerviges Gescrolle (z.B. auf einem Handy) oder mühsames Gehangel durch Unterordner-Hierarchien.

Zur Organisation von Projekten in einem modernen GTD-Umfeld schreibe ich im Anschluss an diese Kontext-Reihe einen gesonderten Beitrag.

3. Eine überschaubare Kontextliste ist eine gute Kontextliste

Auch auf dem kleinen iPhone noch gut überblickbar: Die Kontexte der Gruppe »Work«.

Verwenden Sie so viele Kontexte wie nötig, aber so wenige wie möglich. Der Grund liegt beim wöchentlichen »Review« sowie dem laufenden Erfassen von Aufgaben (dem Füllen der »Inbox«). Wenn Sie eine feingliedrige Kontextliste führen, dürfen Sie sich bei jeder Einzelaufgabe überlegen, zu welchem der vielen, vielen Möglichkeiten sie denn tatsächlich gehört. Das kostet Hirnschmalz und Zeit, verlangt von Ihnen mehr Aufmerksamkeit ab als sinnvoll ist. Auch der oben bereits angesprochene Punkt der Software-Benutzerführung spielt mit rein – bei dreißig Kontexten müssen Sie besonders auf einem Handy gehörig herumscrollen, bis sie den gewünschten Kontext gefunden haben.

So lange Sie als Freelancer nicht für einen Haufen Kunden gleichzeitig arbeiten, sind Sie mit Klienten-als-Kontexte auf der sicheren Seite. Denn es stört niemanden, wenn sich im Archiv mit den Jahren hunderte Kontexte für hunderte Kunden ansammeln – im Archiv müssen Sie nicht täglich arbeiten, nur vergangene Aufgaben nachvollziehen können (vgl. Punkt 1).

4. Berufliches und Privates trennen – falls möglich

Work-Life-Balance ist ein großes Stichwort unserer Zeit, nicht nur bei Selbständigen. Da ist es hilfreich, wenn Sie in der persönlichen Aufgabenverwaltung leicht zwischen den Polen »privat« und »geschäftlich« trennen können. Würde man meinen.

Aber besonders Freelancern fällt die Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem schwer. Es existieren selten klare Pole, mehr ein Spektrum aus Grautönen. Wohin gehört z.B. ein Projekt, das sie in Ihrer Freizeit für eine NGO vorantreiben? Als Beispiel aus meinem Umfeld: Ich fotografiere seit einigen Jahren den Frauenfelder Militärwettmarsch. Das ist einerseits eine »private« Angelegenheit, da ich die Bilder dem Organisationskomitee kostenlos zur Verfügung stelle – ehrenamtlich quasi. Andererseits kommt es auch vor, dass ich gleichzeitig für eine Redaktion vor Ort bin oder Einzelbilder an Agenturen veräußern kann.

Kurz: Die Trennung beruflich/privat fällt nicht immer leicht und sollte bei Freiberuflern nicht im Zentrum des GTD-Systems stehen. Eher als Nice-to-have. Ich trenne die Kontexte entsprechend in zwei Gruppen: In »Work« liegen Klienten, mit denen ich z.B. Verträge habe, Deadlines, ein Auftragsverhältnis. In »Personal« Kontexte für Dinge, bei denen ich nicht mit Dritten verbandelt bin. So kann ich mich zum Beispiel im Urlaub mit einem Klick vom Berufsalltag à la Abhängigkeiten distanzieren, habe aber die »eigenen« Sachen noch immer auf dem Schirm.

Mit technischen Limitierungen arbeiten statt sie bekämpfen

Die Hintergründe, weshalb ich Kontexte so und nicht anders verwende, habe ich die letzten Wochen erörtert. Mein System ist, wie jedes GTD-System, aber auch technischen Einschränkungen geschuldet:

  • Wenn Sie GTD ganz klassisch mit Papier und Ordnern betreiben, steigt der Aufwand linear mit der Anzahl Kontexte
  • Wenn Sie digital unterwegs sind, kann die Software limitieren – so unterstützt z.B. OmniFocus zur Zeit noch keine Schlüsselwörter und damit auch kein gesondertes Feld z.B. fürs Zuordnen eines Kunden
  • Wenn Sie digital und mobil sein möchten, limitiert die Größe Ihres Handy-Displays und hat Einfluss auf die Übersichtlichkeit (scrollen!) und damit auf Ihre Produktivität

Mein Tipp lautet, dass Sie sich mit solchen Limitierungen arrangieren sollten. Wenn Sie ständig neue Software durchprobieren, verlieren Sie nur Zeit und Energie, die Sie besser für Ihre »richtigen« Aufgaben verwendet hätten. Wenn Sie also mit einer Software wie z.B. OmniFocus, 2Do oder Things im Großen und Ganzen klar kommen und es nur an einem oder zwei Punkten klemmt – versuchen Sie lieber, mit diesen Punkten zu arbeiten statt sie auf Teufel komm raus zu bekämpfen.

GTD Teil 3: Kreativer(er) Umgang mit Kontexten

Genug über Kontexte in David Allens »Getting Things Done«-System gemosert: Im dritten Teil der GTD-Serie wird es konkret. Welche Methoden gibt es, um als Freelancer kreativer mit Kontexten zu arbeiten?

Nach den theoretischen Erörterungen der letzten zwei Male wollen wir heute am Beispiel von vier Ansätzen besprechen, wie man das Konzept der »Kontexte« in unsere moderne Arbeitswelt retten könnte. Diese Vorschläge sollen zeigen, dass Sie auch anders an Ihre Kontexte herangehen können als gewohnt. Oder, falls Sie sich für GTD interessieren aber noch nicht einsetzen: Kanonisch ist schön und gut, aber es muss nicht unbedingt so stier sein.

Zeit und Energie, kombiniert

Dieser Ansatz ist besonders bei Digital-Nutzern beliebt – denn man spart sich so die Suche nach passenden Datenfeldern für die klassischen GTD-Kriterien »Energieniveau« und »Zeitaufwand«, muss sich also weniger mit meist nervigen UI herumschlagen.

In diesem System organisieren Sie sich danach, wie schnell und leicht Ihnen eine Aufgabe von der Hand gehen wird. Dauert eine Aufgabe weniger als eine Viertelstunde und braucht wenig Hirnschmalz, ist also @Schnell-erledigt? Oder müssen Sie sich konzentrieren können? Dafür wäre ein Kontext wie @Höchstleistung oder @Konzentriert da. Müssen Sie sich kreativ fühlen? Dann ab in den Kontext @Brainstorming. Ist es eine Kleinigkeit, die sich leicht in der @Rauchpause oder beim Warten auf den Bus erledigen lässt? Oder etwas, das Sie auch dann machen können, wenn Sie sich ausgebrannt, quasi @Hirntot, am liebsten stundenlang durch YouTube klicken würden?

Dieses System funktioniert dann gut, wenn Sie sowohl sich als auch Ihre üblichen Aufgaben in- und auswendig kennen. Aber meistens verschätzt man sich beim Zeitaufwand. Wenn Sie dann, pessimistisch-realistisch, eine Aufgabe lieber in einen energieintensiveren Kontext packen, fällt der GTD-Vorteil weg – sie haben dann hunderte von Aufgaben in @Normal und zu wenige in @Zombie oder @Kleinigkeit, um auch mal was kurz zwischen zwei Sitzungen abarbeiten zu können.

Die Eisenhower-Matrix

Ein anderer Ansatz bildet das Bewerten von Aufgaben ab. Beliebt ist hier die Eisenhower-Matrix: Jede Aufgabe fällt in einen Quadranten von »wichtig und dringend« bis »unwichtig und nicht dringend«.

Die Idee ist, dass Sie möglichst viele Q3-Aufgaben an Dritte delegieren, Aufgaben in Q4 löschen oder auf Halde legen (in GTD-Sprache: @Someday-maybe) und so wenig wie möglich im Panik-Quadranten Q1 landen. Q2 ist der Bereich, in dem Sie sich vorwiegen aufhalten sollten – wichtige Aufgaben, die ohne großen Zeitdruck ein Projekt oder Ihr (Berufs-)Leben vorantreiben werden.

Dieses System hatte ich lange im Einsatz, mittlerweile habe ich mich davon abgewandt. Jedoch: Ich habe mit der Eisenhower-Matrix viel über mich und meinen Umgang mit Projekten gelernt. Ich merkte, dass ich zu selten delegierte und zu oft »ja okay, mach ich« sagte. Ein prall gefülltes Q4 zeigte mir, dass ich mich zu oft mit Nebensächlichkeiten herumschlug. GTD als Selbsthilfe-Analyse-Ding? Weshalb nicht?

Minimalismus

Im Anschluss an die Eisenhower-Matrix wurde ich minimalistisch.

Das war’s – drei Kontexte, fertig. Der Vorteil an diesem System ist die schnelle Erfassung der Aufgaben. Warten Sie noch auf die Honorarabrechnung eines Kunden? Oder einen Rückruf, ohne den es nicht weiter geht? Alles ab in den Kontext @Waiting-for. Dinge, die Sie (pro-)aktiv erledigen können, bekommen die Etikette @Do. Und potentielle Projekte, spontane Ideen, Pläne fürs nächste Jahr? @Someday-maybe. In meinem System waren die letzten zwei Kontexte als »on hold« markiert: Das heißt, dass darin enthaltene Aufgaben nicht als »verfügbar« aufgelistet werden und daher auch die Aufgabenliste nicht zumüllen. Praktisch.

Die Einfachheit dieses Ansatzes ist attraktiv, andererseits reduziert man damit den Mehrwert der Organisation via Kontexte. Ja, Sie können sporadisch mal in die @Waiting-for-Liste schauen, um zu prüfen, ob Sie vielleicht noch wo nachfassen müssten. Aber das wäre es so in etwa; alle aktiven Aufgaben sind in einem großen Pott namens @Do. Und das können schnell hunderte Einträge sein, nicht unbedingt förderlich für die Übersicht.

Klienten als Kontexte

Mein aktueller Ansatz ist mit der Zeit gewachsen und verdient einen eigenen Beitrag. Die anonymisierte Kontext-Liste habe ich bereits gezeigt. Anonymisiert, weil, nun ja: Als Kontexte müssen die Kunden herhalten.

Meine Kontexte, etwas anonymisiert, Stand Frühjahr 2016 bis heute.

Die für unsere heutige Diskussion wichtigsten Vorteile dieses Systems sind:

  1. Wenige Kontexte, also damit auch wenig Hirnarbeit bei der Entscheidung, wohin eine Aufgabe gehört.
  2. Außerdem geht so das Erfassen von Aufgaben viel bequemer, besonders auf dem Handy.
  3. Dennoch hat das System genug Feinheiten, so dass ich die Aufgabenflut filtern kann.
  4. Ein einfaches System bedeutet ein geringes Risiko, dass Aufgaben wuchern oder ich etwas übersehen könnte.

Wie und weshalb genau ich dieses System verwende? Dazu dann mehr im nächsten Beitrag.

GTD, Teil 2: Klassische Kontexte und ihre Probleme

Besonders für Freiberufler ergeben die klassischen Kontexte nach David Allens »Getting Things Done« oft nur wenig Sinn. Wo die konkreten Probleme liegen diskutieren wir in diesem zweiten Teil der GTD-Reihe.

Wie letzte Woche besprochen ist der Einsatz von Kontexten ganz generell für viele Menschen schwierig geworden. Kontexte scheinen von der modernen Realität überrollt worden zu sein. Dabei ist das Prinzip auch heute noch sinnvoll – der Kontext ist aus gutem Grund die wichtigste der vier Säulen der »Getting Things Done«-Methode. Das System geht davon aus, dass man jede einzelne Aufgabe nach vier Kriterien definieren bzw. auswählen kann:

  1. Kontext
  2. Nötiger Zeitaufwand
  3. Nötiges Energieniveau
  4. Priorität

Nicht immer muss man für eine Aufgabe alle vier Kriterien festlegen, aber: Zu jeder Aufgabe gehört immer ein Kontext. Nicht unbedingt der erwartete Zeitaufwand, das benötigte Energieniveau (»wie geistig fit muss ich sein, um diese Aufgabe zu erledigen?«) oder eine Priorität. Aber Kontext? Ein Muss.

Der einsame kanonische Kontext

David Allen definiert den Kontext als das eine Ding, das unverzichtbar ist, um eine Aufgabe abhaken zu können. Sowohl 2001 als auch in der überarbeiten Neuauflage seines Buches von 2015 zeigt er sich davon überzeugt, dass es tatsächlich immer ein Ding sein wird – wenn man das Gefühl hat, dass eine Aufgabe in mehrere Kontexte passen könnte, hat man entweder seine Kontexte schlecht gewählt oder aber die Aufgabe noch nicht gründlich genug in Einzelschritte herunter gebrochen.

Kanonisch unterscheidet GTD zwischen ortsgebundenen Kontexten, Ressourcen-Kontexten und Meta-Kontexten. Die meisten GTD-Nutzer verwenden in ihrem persönlichen System eine Mischung aus diesen Kontext-Typen, was nicht selten zu Problemen führt.

Ortsbezogene Kontexte legen fest, wo man sich aufhalten muss, um eine Aufgabe zu erledigen. Wenn die Aufgabe »Katzenklo leeren« ansteht, hat es wenig Sinn, wenn man im schicken Coworking-Space daran erinnert wird. Verschiedene digitale Aufgabenverwaltungen wie z.B. OmniFocus können Kontexte mit GPS kombinieren. Betritt man dann den Baumarkt, poppt die Aufgabe »Vorschlaghammer kaufen!« auf dem Handy auf. Ist man aber in der Migros, ist die Aufgabe nicht sichtbar – dafür erscheint vielleicht »OMG Tampons! Wir brauchen Tampons!!!«.

Das Problem: Wir arbeiten immer dezentraler. Ob man ein Projekt im Heimbüro, in einem der drölfzillionen Coworking-Spaces oder im ÖV fertigstellt ist egal, und mit Online-Shopping kann man sich zur Not Tampons (und Vorschlaghammer) auch frei Haus liefern lassen.

Ein Ressourcen-Kontext versucht, das eine unverzichtbare Werkzeug oder eben: die eine unverzichtbare Ressource festzulegen. Wenn man Daten aus dem abgeriegelten Kunden-Intranet benötigt, dann braucht man eben Intranet-Zugang. Bei einer Aufgabe wie »Spesenabrechnung mit Kunde besprechen« ist es vielleicht wurst, ob man das telefonisch, per Mail oder mit Rauchzeichen erledigt, aber man benötigt halt dazu den Jochen-aus-der-Buchhaltung.

Das Problem: Je nach Beruf hat man ständig Zugang zu den benötigten Ressourcen. Ein Telefon haben die meisten Menschen unserer Hemisphäre eh 24/7 bei sich. Und ob der Jochen überhaupt noch für Spesen zuständig ist? Das kann sich schnell ändern, und als Freelancer hat man nicht unbedingt den vollen Einblick in die Firmenstruktur des Kunden.

Meta-Kontexte dienen hauptsächlich dazu, die tagesaktuelle Aufgabenliste sauber zu halten. Wartet man z.B. auf Feedback zu einer Projektmappe, dann hilft es wenig, wenn das in der Liste geführt ist – es ist keine aktive Aufgabe, die ich anpacken kann. Der Klient muss sich melden. Und dass ich mir vorgenommen habe, vielleicht nächsten Sommer eine Baumhütte zu basteln oder drei Monate in Ísland zu leben ist zwar schön, aber daran kann ich tagesaktuell nicht wirklich arbeiten.

Das Problem: Meta-Kontexte werden schnell zu ungeordneten Sammeltöpfen. Statt dass man sich bei Aufgaben fragt, zu welchem Projekt und in welchen Kontext sie gehören, wirft man sie in die Meta-Listen. Ich kann mich spontan nicht für einen passenden Kontext für »Klempner anrufen« entscheiden? Ab nach @Agenda damit! Ich sollte mal die Sache mit dem Fitnesscenter angehen? Och, @Someday vielleicht …

Vermischung als Hauptproblem

Neben der Frage, ob die klassischen, kanonischen Kontext-Ansätze in der heutigen Zeit überhaupt noch Sinn ergeben, stellt die Wahl des »richtigen« Kontexts das Hauptproblem dar. Besonders schwierig wird es, wenn man Kontext-Typen kombiniert. Ist es für eine Aufgabe relevanter, dass sie im @Büro erledigt wird, oder mit @Kundendatenbank? Gehört die Vorbereitung für eine Präsentation zu @Agenda:Projektleiter oder eher in die Kategorie @Powerpoint? Viele wünschen sich entsprechend die Möglichkeit, mehrere Kontexte vergeben zu können – was beim klassischen Papier-und-Ordner-GTD extrem aufwendig wird und bei digitalen Werkzeugen wie OmniFocus (noch?) nicht vorgesehen ist.

Ein Weg aus diesem Dilemma ist der bereits letztes Mal geforderte kreativere Umgang mit Kontexten. Welche Möglichkeiten es hierfür gibt, besprechen wir im nächsten Beitrag.