GTD Teil 3: Kreativer(er) Umgang mit Kontexten

Genug über Kontexte in David Allens »Getting Things Done«-System gemosert: Im dritten Teil der GTD-Serie wird es konkret. Welche Methoden gibt es, um als Freelancer kreativer mit Kontexten zu arbeiten?

Nach den theoretischen Erörterungen der letzten zwei Male wollen wir heute am Beispiel von vier Ansätzen besprechen, wie man das Konzept der »Kontexte« in unsere moderne Arbeitswelt retten könnte. Diese Vorschläge sollen zeigen, dass Sie auch anders an Ihre Kontexte herangehen können als gewohnt. Oder, falls Sie sich für GTD interessieren aber noch nicht einsetzen: Kanonisch ist schön und gut, aber es muss nicht unbedingt so stier sein.

Zeit und Energie, kombiniert

Dieser Ansatz ist besonders bei Digital-Nutzern beliebt – denn man spart sich so die Suche nach passenden Datenfeldern für die klassischen GTD-Kriterien »Energieniveau« und »Zeitaufwand«, muss sich also weniger mit meist nervigen UI herumschlagen.

In diesem System organisieren Sie sich danach, wie schnell und leicht Ihnen eine Aufgabe von der Hand gehen wird. Dauert eine Aufgabe weniger als eine Viertelstunde und braucht wenig Hirnschmalz, ist also @Schnell-erledigt? Oder müssen Sie sich konzentrieren können? Dafür wäre ein Kontext wie @Höchstleistung oder @Konzentriert da. Müssen Sie sich kreativ fühlen? Dann ab in den Kontext @Brainstorming. Ist es eine Kleinigkeit, die sich leicht in der @Rauchpause oder beim Warten auf den Bus erledigen lässt? Oder etwas, das Sie auch dann machen können, wenn Sie sich ausgebrannt, quasi @Hirntot, am liebsten stundenlang durch YouTube klicken würden?

Dieses System funktioniert dann gut, wenn Sie sowohl sich als auch Ihre üblichen Aufgaben in- und auswendig kennen. Aber meistens verschätzt man sich beim Zeitaufwand. Wenn Sie dann, pessimistisch-realistisch, eine Aufgabe lieber in einen energieintensiveren Kontext packen, fällt der GTD-Vorteil weg – sie haben dann hunderte von Aufgaben in @Normal und zu wenige in @Zombie oder @Kleinigkeit, um auch mal was kurz zwischen zwei Sitzungen abarbeiten zu können.

Die Eisenhower-Matrix

Ein anderer Ansatz bildet das Bewerten von Aufgaben ab. Beliebt ist hier die Eisenhower-Matrix: Jede Aufgabe fällt in einen Quadranten von »wichtig und dringend« bis »unwichtig und nicht dringend«.

Die Idee ist, dass Sie möglichst viele Q3-Aufgaben an Dritte delegieren, Aufgaben in Q4 löschen oder auf Halde legen (in GTD-Sprache: @Someday-maybe) und so wenig wie möglich im Panik-Quadranten Q1 landen. Q2 ist der Bereich, in dem Sie sich vorwiegen aufhalten sollten – wichtige Aufgaben, die ohne großen Zeitdruck ein Projekt oder Ihr (Berufs-)Leben vorantreiben werden.

Dieses System hatte ich lange im Einsatz, mittlerweile habe ich mich davon abgewandt. Jedoch: Ich habe mit der Eisenhower-Matrix viel über mich und meinen Umgang mit Projekten gelernt. Ich merkte, dass ich zu selten delegierte und zu oft »ja okay, mach ich« sagte. Ein prall gefülltes Q4 zeigte mir, dass ich mich zu oft mit Nebensächlichkeiten herumschlug. GTD als Selbsthilfe-Analyse-Ding? Weshalb nicht?

Minimalismus

Im Anschluss an die Eisenhower-Matrix wurde ich minimalistisch.

Das war’s – drei Kontexte, fertig. Der Vorteil an diesem System ist die schnelle Erfassung der Aufgaben. Warten Sie noch auf die Honorarabrechnung eines Kunden? Oder einen Rückruf, ohne den es nicht weiter geht? Alles ab in den Kontext @Waiting-for. Dinge, die Sie (pro-)aktiv erledigen können, bekommen die Etikette @Do. Und potentielle Projekte, spontane Ideen, Pläne fürs nächste Jahr? @Someday-maybe. In meinem System waren die letzten zwei Kontexte als »on hold« markiert: Das heißt, dass darin enthaltene Aufgaben nicht als »verfügbar« aufgelistet werden und daher auch die Aufgabenliste nicht zumüllen. Praktisch.

Die Einfachheit dieses Ansatzes ist attraktiv, andererseits reduziert man damit den Mehrwert der Organisation via Kontexte. Ja, Sie können sporadisch mal in die @Waiting-for-Liste schauen, um zu prüfen, ob Sie vielleicht noch wo nachfassen müssten. Aber das wäre es so in etwa; alle aktiven Aufgaben sind in einem großen Pott namens @Do. Und das können schnell hunderte Einträge sein, nicht unbedingt förderlich für die Übersicht.

Klienten als Kontexte

Mein aktueller Ansatz ist mit der Zeit gewachsen und verdient einen eigenen Beitrag. Die anonymisierte Kontext-Liste habe ich bereits gezeigt. Anonymisiert, weil, nun ja: Als Kontexte müssen die Kunden herhalten.

Die für unsere heutige Diskussion wichtigsten Vorteile dieses Systems sind:

1. Wenige Kontexte, also damit auch wenig Hirnarbeit bei der Entscheidung, wohin eine Aufgabe gehört.
2. Außerdem geht so das Erfassen von Aufgaben viel bequemer, besonders auf dem Handy.
3. Dennoch hat das System genug Feinheiten, so dass ich die Aufgabenflut filtern kann.
4. Ein einfaches System bedeutet ein geringes Risiko, dass Aufgaben wuchern oder ich etwas übersehen könnte.

Wie und weshalb genau ich dieses System verwende? Dazu dann mehr im nächsten Beitrag.